Scritto da
Molte organizzazioni si trovano a un bivio tecnologico: aggiornare oppure cambiare ed evolvere il proprio CMS?
Da un lato, nel nostro lavoro con organizzazioni pubbliche e private, spesso incontriamo piattaforme legacy come Drupal 7 – ormai in end-of-life – che non riescono più a stare al passo e rappresentano un rischio crescente in termini di sicurezza e supporto. Dall'altro, soluzioni proprietarie con costi di licenza elevati e limitate capacità di personalizzazione drenano il budget delle organizzazioni senza offrire la flessibilità e la velocità necessaria per rispondere alle sfide del mercato.
Ma abbandonare la propria attuale piattaforma non è solo una questione tecnica. Data la centralità di un CMS in un’organizzazione, è anche l’occasione migliore per ripensare l’intera strategia digitale. In questo contesto, la migrazione verso Drupal CMS è un’opportunità strategica valutata da molti decision makers.
Nei precedenti articoli della nostra serie su Drupal CMS, abbiamo esplorato le caratteristiche innovative della piattaforma e come questa si confronti vantaggiosamente con le alternative sul mercato. In questo terzo articolo della serie ti guidiamo in un aspetto pratico essenziale, partendo dalla nostra esperienza sul campo: come pianificare e implementare efficacemente la migrazione a Drupal CMS, minimizzando rischi e massimizzando il ritorno sull'investimento.
Valutare la situazione attuale: l'importanza dell'assessment iniziale
Un progetto di migrazione di successo inizia sempre con una fase di discovery e assessment approfondito.
L'assessment della piattaforma esistente non è semplicemente un esercizio tecnico, ma una valutazione a 360 gradi che coinvolge aspetti tecnologici, organizzativi e di business.
Questo passaggio, troppo spesso sottovalutato, permette di evitare sorprese e definire obiettivi chiari.
L'audit tecnico e gli obiettivi della migrazione
La prima dimensione dell'assessment riguarda l'analisi tecnica dell'implementazione attuale.
Una panoramica completa deve coinvolgere tutti gli aspetti: architettura del sistema, struttura dei contenuti, funzionalità custom e moduli in uso, integrazioni con sistemi esterni, e performance e sicurezza dell'implementazione.
Parallelamente, è fondamentale definire chiaramente gli obiettivi della migrazione, affinché gli sforzi siano allineati alle esigenze effettive, articolate su tre livelli:
- Obiettivi tecnici: miglioramento delle performance, della sicurezza e della manutenibilità della piattaforma, ma anche integrazioni o funzionalità particolari.
- Obiettivi di business: riduzione del TCO (il costo totale di una soluzione), aumento delle conversioni, o capacità di lanciare nuove iniziative in tempi ridotti. È chiaro che emergeranno diverse esigenze da armonizzare e prioritizzare.
- Obiettivi organizzativi: maggiore autonomia per i team non tecnici, workflow più efficienti, o migliore collaborazione tra team.
Il nostro tool gratuito per Drupal 7
Basandoci sulla nostra esperienza, abbiamo sviluppato un tool gratuito di assessment specificamente pensato per le organizzazioni che utilizzano Drupal 7 e devono pianificare la migrazione a Drupal CMS.
Questo strumento analizza la vostra installazione Drupal 7 secondo diversi parametri: struttura dei contenuti, i moduli attivi, la complessità dell'implementazione frontend e le integrazioni configurate.
Il risultato è un report che fornisce una fotografia della situazione attuale ed indicazioni personalizzate sugli aspetti più rilevanti della migrazione alla versione più recente di Drupal.
Questo strumento non sostituisce ovviamente un’analisi professionale approfondita, necessaria per ottenere stime accurate, ma rappresenta un buon punto di partenza per iniziare ragionamenti e valutazioni interne.
In un recente caso di assessment per un'organizzazione nel settore finanziario, il tool ha contribuito a identificare aree di ottimizzazione, come moduli inutilizzati e strutture di contenuto ridondanti, fornendo una prima base informativa per le successive fasi di analisi dettagliata condotte dai nostri esperti.
Strategie di migrazione a confronto: scegliere l'approccio giusto
Non esiste un approccio universale alla migrazione verso Drupal CMS. Ogni progetto ha la sua storia unica. Nella nostra esperienza, possiamo comunque identificare tre strategie principali di migrazione, ciascuna con caratteristiche, vantaggi e svantaggi distintivi.
Migrazione completa: il "Big Bang"
La migrazione completa prevede il trasferimento dell'intero ecosistema digitale in un'unica fase. In questo scenario, si sviluppa completamente la nuova piattaforma Drupal CMS in parallelo al sistema esistente. Al momento prestabilito, il nuovo sistema è pronto e si effettua lo switch.
Quando è l'approccio ideale: Questa strategia è efficace per organizzazioni con siti di dimensioni contenute, di piccola/media taglia. è valida quando vi è urgenza di rinnovamento completo e dove un eventuale downtime temporaneo è una criticità gestibile.
Come esempio, un nostro cliente nel settore manifatturiero ha optato per questo approccio, migrando un sito di circa 200 pagine e un catalogo prodotti. Lo sviluppo della nuova piattaforma Drupal si è svolto in circa tre mesi, con un passaggio “Big Bang” effettivo avvenuto in un weekend e un downtime di sole 6 ore.
Vantaggi e sfide:
- ✓ Implementazione più rapida e concentrata
- ✓ Costi generalmente più contenuti
- ✓ Esperienza utente immediatamente coerente
- ✗ Rischio concentrato nel momento dello switch
- ✗ Impatto organizzativo significativo
- ✗ Necessità di testing particolarmente approfondito
Migrazione progressiva: il percorso graduale
La migrazione avviene progressivamente, con il nuovo sito che cresce attraverso il trasferimento di sezioni o funzionalità in fasi successive. Il sistema esistente e quello nuovo sono mantenuti attivi contemporaneamente durante la migrazione, che può richiedere anche un periodo prolungato. Questo approccio richiede meccanismi di routing efficaci per indirizzare gli utenti verso la piattaforma appropriata in base alla sezione richiesta.
Quando è l'approccio ideale: Un percorso graduale è adatto per ecosistemi digitali complessi, dove la continuità operativa è una priorità assoluta e il rischio deve essere distribuito nel tempo. Anche in presenza di molti stakeholders, una migrazione progressiva aiuta a mediare le diverse esigenze e raggiungere un compromesso efficace.
Per un grande editore online, con un portale che gestisce milioni di visitatori mensili, abbiamo effettuato la migrazione adottando questa strategia. La migrazione è iniziata dalle sezioni meno critiche, per poi procedere gradualmente verso le aree a maggior traffico. L’intero processo è durato 8 mesi, mantenendo sempre live il portale senza disservizi.
Vantaggi e sfide:
- ✓ Rischio distribuito in multiple fasi
- ✓ Impatto organizzativo più gestibile
- ✓ Problemi emergenti limitati a porzioni specifiche
- ✗ Tempi di implementazione più lunghi
- ✗ Necessità di gestire sistemi paralleli
- ✗ Possibili inconsistenze nell'esperienza utente
Approccio ibrido: il layer di integrazione
L'approccio ibrido prevede l'implementazione di un layer di integrazione (tipicamente un API gateway) che consente di federare contenuti e funzionalità, tanto da sistemi legacy quanto da sistemi nuovi. Drupal CMS agisce quindi come un layer di gestione contenuti, convivendo in parallelo con altri sistemi attraverso un collegamento ed un'orchestrazione API-centrica.
Quando è l'approccio ideale: Questa strategia è efficace per organizzazioni con molteplici sistemi interconnessi, dove una migrazione diretta sarebbe troppo complessa o rischiosa.
Un nostro cliente nel settore dei servizi finanziari ha adottato questa strategia, implementando Drupal CMS come hub centrale di gestione dei contenuti e connettendolo attraverso API con i sistemi legacy (CRM, calcolo premi, gestione polizze).
Vantaggi e sfide:
- ✓ Rinnovamento graduale con piena operatività
- ✓ Riutilizzo di componenti esistenti funzionali
- ✓ Supporto per strategie di trasformazione a lungo termine
- ✗ Richiede competenze avanzate di API management
- ✗ Investimento iniziale tipicamente superiore
- ✗ Maggiore complessità architetturale
È chiaro che la scelta dell'approccio non è una scelta di stile, ma deve sempre essere il risultato di un'analisi condotta durante la fase di assessment. La valutazione deve essere omnicomprensiva, considerando fattori come criticità business della piattaforma, complessità dell'ecosistema, livello di rischio, risorse disponibili e obiettivi di lungo termine.
Le fasi di un progetto di migrazione
Una volta definita la strategia, è fondamentale strutturare il progetto in fasi chiare. Come già rimarcato, le fasi non sono meramente tecniche, quanto anche organizzative e strategiche. Questa roadmap non solo guiderà l'implementazione tecnica, ma faciliterà anche la comunicazione con gli stakeholder e la gestione delle aspettative.
Pianificazione e discovery
Per la buona riuscita del progetto, la prima fase prevede la definizione dettagliata di scope, requisiti e architettura target. In questa fase si cementificano le decisioni strategiche: quali contenuti e funzionalità migrare, quali sono invece da ripensare o addirittura abbandonare, quale architettura implementare.
Durante questa fase è essenziale coinvolgere non solo il team tecnico, ma anche gli stakeholder business e gli utenti finali, in modo da far emergere tutte le esigenze, non sempre evidenti o manifeste. Particolarmente efficaci in tal senso sono i workshop di co-design, così come le interviste con i key users e l’analisi dei dati di utilizzo.
Sviluppo e configurazione
La fase di sviluppo è il cuore dell'implementazione tecnica, dove la nuova piattaforma Drupal CMS prende forma. Questa fase è ampia e dipende dallo specifico progetto: infatti, include l'implementazione della struttura dati, lo sviluppo di funzionalità custom, la configurazione di workflow e permessi, e la creazione dell'interfaccia utente.
Un approccio agile è ormai imprescindibile, con sprint di 2-3 settimane e demo regolari agli stakeholder. Questo consente di condividere feedback tempestivi e di intervenire con aggiustamenti incrementali.
Migrazione dei contenuti
Parallelamente allo sviluppo, è necessario pianificare e implementare la migrazione dei contenuti dal sistema esistente a quello nuovo in fase di realizzazione. Purtroppo, non si tratta mai di un semplice copia-incolla, anzi! Questa fase include la definizione di un mapping tra le strutture vecchie e nuove, lo sviluppo di script di migrazione, l'esecuzione di migrazioni di test e la gestione di casi speciali.
Uno degli aspetti più complessi riguarda proprio questi contenuti speciali e quelli che richiedono trasformazioni sostanziali, ad esempio quando la struttura dati viene significativamente ripensata. In questi casi, un approccio ibrido che combina automazione e interventi manuali è spesso la soluzione più efficace.
Testing, launch e post-launch
Prima del lancio, una fase approfondita di testing è essenziale per garantire qualità e performance, tanto nel caso di migrazione completa che di migrazione progressiva. Il momento del cutover richiede una pianificazione dettagliata, con un piano di rollback in caso di problemi critici.
Le prime 48-72 ore dopo il go-live sono particolarmente critiche: un team dedicato dovrebbe essere disponibile per monitorare la piattaforma e rispondere rapidamente a eventuali problemi. Dopo la stabilizzazione iniziale, inizia la fase di supporto post-launch, che include formazione per gli utenti e raccolta di feedback.
Quanto tempo serve per una migrazione?
Le tempistiche per una migrazione, tanto a Drupal CMS quanto a qualunque altro sistema, possono variare significativamente in base alle specificità del vostro progetto. Basandoci sulla nostra esperienza, possiamo comunque condividere alcuni framework temporali orientativi.
Progetti small (bassa complessità, poche integrazioni)
Questi progetti possono richiedere indicativamente alcune settimane o alcuni mesi, suddivisi in fasi di assessment, sviluppo, migrazione contenuti e supporto post-lancio. La durata effettiva dipenderà da numerosi fattori specifici che solo un'analisi professionale può determinare con precisione. Indicativamente, parliamo di 6-12 settimane.
Progetti medium (media complessità, diverse integrazioni)
Per progetti di media complessità, il percorso di migrazione richiede generalmente un impegno più sostanziale, tipicamente 3-6 mesi. È fondamentale sottolineare che ogni progetto presenta caratteristiche uniche che influenzano significativamente le tempistiche, rendendo essenziale un assessment personalizzato.
Progetti Large (altà complessità, numerose integrazioni)
Le migrazioni di grande complessità rappresentano progetti strategici che richiedono un'analisi approfondita e una pianificazione dettagliata. Per progetti di tale entità, è veramente difficile una stima accurata, indicando almeno 6-12 mesi. In questi casi, un'adeguata fase preliminare di assessment è indispensabile per stabilire tempistiche realistiche e pianificare le risorse necessarie.
Ricordiamo che questi framework hanno valore puramente indicativo e che solo un assessment professionale può fornire stime più accurate per il vostro specifico contesto.
Le sfide più comuni (e come le affrontiamo)
Ogni progetto di migrazione presenta sfide uniche, ma alcune problematiche ricorrono con regolarità. Scopriamo come affrontarle al meglio.
Complessità della migrazione dei contenuti
La migrazione dei contenuti è spesso più complessa di quanto previsto. Strutture dati diverse, contenuti non strutturati e relazioni complesse emergono tipicamente in ogni progetto.
Per gestire efficacemente queste complessità, suggeriamo un approccio multi-fase che comincia con l’audit preventivo dei contenuti ed il mapping granulare tra strutture vecchie e nuove. Si procede quindi con un approccio iterativo allo sviluppo degli script e la validazione automatica dei contenuti che vengono progressivamente migrati.
Migrazione delle customizzazioni
Spesso, viene dato per assodato che le funzionalità custom del sistema precedente vadano migrate in toto sulla nuova piattaforma. Un gestione efficace della migrazione prevede invece di partire dai bisogni, più che dalle funzionalità.
Comprendendo i bisogni reali del business nell’analisi iniziale, si evita di replicare “in automatico” ogni feature esistente, decidendo invece se rifare, semplificare, sostituire o eliminare ciascuna funzionalità.
Parallelamente, è fondamentale un'analisi make vs buy: piuttosto che replicare tecnicamente la soluzione precedente, potrebbe essere più efficace adottare un’altra soluzione già esistente.
Change management
Il successo della migrazione non dipende solo dal codice, ma anche dalle persone. Per il change management organizzativo, abbiamo visto funzionare molto efficacemente alcuni approcci, in primis il coinvolgimento dei team e degli altri stakeholder fin dalle fasi iniziali.
Questo non solo aiuta a far emergere tutte le esigenze, ma anche a costruire consenso attorno alla nuova piattaforma, evitando resistenze interne al cambiamento.
In tale ottica, efficace sono anche una comunicazione chiara e trasparente del progetto, la formazione strutturata e l'identificazione di "champions" interni, utenti chiave che facilitano internamente il cambiamento.
Qual’è il ROI della migrazione a Drupal CMS?
Un'analisi del ROI ben strutturata non solo aiuta a giustificare l'investimento iniziale, ma fornisce anche un framework per valutare il successo del progetto nel tempo. Ecco alcune indicazioni di riferimento dei risultati a breve e lungo termine.
Benefici a breve e lungo termine
I primi risultati di una migrazione ben eseguita sono visibili entro 3-6 mesi dal go-live:
- Miglioramento dell'esperienza utente con conseguente incremento di metriche di engagement
- Riduzione dei tempi di pubblicazione grazie a workflow più efficienti
- Maggiore responsiveness e compatibilità mobile
- Miglioramenti nelle metriche di sicurezza e compliance
Nel medio-lungo periodo (6+ mesi), emergono ulteriori vantaggi:
- Riduzione significativa dei costi di manutenzione
- Maggiore autonomia per team non tecnici
- Accelerazione del time-to-market per nuove iniziative
- Flessibilità architetturale per adattarsi a nuove esigenze
- TCO complessivo ridotto, considerando l'intero ciclo di vita
Nella nostra esperienza, i progetti di migrazione a Drupal CMS offrono potenziali vantaggi economici significativi nel medio-lungo periodo rispetto a soluzioni proprietarie.
Ovviamente, il ROI effettivo vari considerevolmente in base alle specificità del contesto aziendale, alle soluzioni precedentemente implementate e agli obiettivi strategici dell'organizzazione. Un'analisi approfondita del vostro specifico scenario è essenziale per valutare concretamente i potenziali benefici economici.
Scelta del partner e preparazione alla migrazione
La selezione del partner è un fattore decisivo per la buona riuscita del progetto. Nella valutazione, vi invitiamo a considerare diversi aspetti che distinguono partner esperti come SparkFabrik, in particolare esperienza specifica in migrazioni Drupal, portfolio e case history, approccio metodologico e competenze complementari come UX/UI, DevOps e data migration.
Inoltre, per facilitare la pianificazione abbiamo sviluppato una checklist di preparazione che copre aspetti tecnici (audit della piattaforma, architettura target, strategia di migrazione), organizzativi (identificazione degli stakeholder, piano di comunicazione, strategia di formazione) e di governance (definizione di ruoli e responsabilità, gestione dei rischi, KPI).
Non da ultimo, SparkFabrik è l’azienda italiana con il maggior numero di sviluppatori certificati Drupal Acquia, contribuiamo alla community e siamo maintainer di diversi moduli Drupal, indice della nostra passione e significativa competenza in tutto il mondo Drupal.
In conclusione
La migrazione a Drupal CMS è un'opportunità strategica per evolvere la presenza digitale dell'organizzazione, non solo aggiornando la tecnologia sottostante, ma ripensando processi, workflow e modalità di gestione dei contenuti.
Come abbiamo visto in questo articolo, il successo di un progetto di migrazione dipende da una combinazione di fattori tecnici, organizzativi e strategici: un assessment approfondito della situazione di partenza, la scelta dell'approccio di migrazione più adatto, una pianificazione dettagliata di tutte le fasi, e un focus sul ROI e sulla creazione di valore.
Con una pianificazione accurata e un partner esperto come SparkFabrik, è possibile trasformare un progetto di migrazione tecnica in un'iniziativa di trasformazione digitale con impatto significativo sul business.
Prossimi passi
Se la vostra organizzazione sta considerando una migrazione a Drupal CMS, vi invitiamo a:
- Utilizzare il nostro tool gratuito di assessment per ottenere una prima panoramica orientativa
- Esplorare i nostri articoli precedenti su Drupal CMS per comprendere meglio le potenzialità della piattaforma
- Contattare il nostro team per una consulenza professionale personalizzata
La nostra Suite di servizi Drupal di SparkFabrik offre un supporto completo in tutte le fasi del percorso di migrazione, dalla valutazione iniziale all'implementazione, fino al supporto post-launch.
Questo articolo continua la nostra serie di approfondimenti dedicata a Drupal CMS. Per esplorare ulteriori aspetti dell'ecosistema Drupal, vi invitiamo a consultare tutti gli articoli su Drupal del blog di SparkFabrik.
